Comment Rédiger Une Lettre Pour Toute Occasion

2024 Auteur: Francis Oldridge | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-16 20:39

Il est révolu le temps où l'écriture de lettres était le moyen de communication privilégié entre les associés, la famille, les amis et les amoureux étoilés. Le courrier postal est peut-être en grande partie chose du passé, mais regardez autour de vous votre style de vie moderne et vous verrez que l’art de l’écrit est loin d’être mort. Il y a de fortes chances que vous passiez une grande partie de votre vie personnelle et professionnelle à communiquer par courrier électronique ou par courrier électronique, et il existe encore des scénarios qui nécessitent la lettre formatée à l'ancienne (même si vous êtes plus susceptible de l'envoyer sur le World Wide Web que vous ne l'êtes. tamponner dessus). La communication est essentielle à chaque interaction et savoir comment donner le bon ton dans la correspondance écrite est une compétence vitale, que vous écriviez une lettre d'amour ou une lettre de démission. Pour vous aider à rester sur la bonne voie, nous avons élaboré ce guide sur la façon de rédiger une lettre pour n'importe quelle situation.

Définissez votre objectif et votre public

Avant de pouvoir mettre le stylo sur du papier - ou plutôt du bout des doigts sur le clavier - prenez le temps de réfléchir à ce que vous voulez accomplir avec votre lettre. Vous ne parleriez pas à votre patron de la même manière que vous parleriez à votre autre significatif, vous ne devriez donc pas non plus lui écrire de la même manière. Rassemblez vos pensées avant de commencer à écrire en vous posant quelques questions simples:

À qui j'écris?

Connaissez-vous la personne à qui vous écrivez ou est-ce que ce sera votre première communication avec elle? La façon dont nous communiquons les uns avec les autres change naturellement au fur et à mesure que nous devenons familiers, alors assurez-vous d'évaluer votre relation avec la personne à qui vous écrivez avant de commencer. Cela vous évitera de paraître trop désinvolte ou trop laconique pour la situation.

Qu'est-ce que j'essaye d'accomplir?

Faites-vous le suivi d'un entretien d'embauche ou écrivez-vous une lettre de vacances à votre famille? Tout comme votre relation avec le destinataire de votre lettre compte, il en va de même pour le contexte dans lequel vous l'écrivez. Vous devez toujours vous assurer de garder une communication professionnelle juste pour cela - professionnelle - même si vous avez une amitié avec le collègue ou l’associé commercial à qui vous écrivez. Pensez à la communication professionnelle comme faisant partie de votre profil professionnel global. Vous ne voudriez pas d'e-mail paresseux, grossier ou trop informel à votre ami du service de comptabilité sur votre profil LinkedIn, vous ne devriez donc pas le vouloir non plus dans votre boîte d'envoi. Le contraire est vrai aussi; si vous écrivez une lettre de remerciement à votre adorable petit gam-gam, la dernière chose que vous voulez faire est de donner l'impression que vous dirigez une réunion d'affaires. Gardez votre objectif à l'esprit lorsque vous rédigez votre lettre et mettez-vous à la place du destinataire.

Ai-je toutes les informations dont j'ai besoin pour communiquer?

Ceci est particulièrement important dans les communications d'entreprise. La plupart d’entre nous ont reçu une longue série de suivis par e-mail, car l’expéditeur n’avait pas tous les faits en ordre avant de lancer l’envoi. Ne soyez pas celui qui envoie cinq e-mails alors qu’un seul le ferait. Ce genre d'étiquette de courrier électronique désorganisée et de conscience apparaît comme irritant au mieux et carrément déroutant et non professionnel au pire. Si vous avez beaucoup d’informations importantes à transmettre par écrit, notez rapidement une liste à puces de tout ce que vous devez transmettre afin de vous assurer que vous avez tout couvert avant de l’envoyer.

Trouver du temps pour le formatage

Le formatage est essentiel dans les communications formelles, à la fois pour vous présenter de manière professionnelle et pour transmettre des informations de manière logique. Nous avons tendance à travailler plus rapidement lorsque nous communiquons avec des entreprises, des organisations ou des collègues, car ces communications ont lieu pendant des heures limitées. Il est donc important que vous fassiez passer votre message rapidement et clairement - ce qui est beaucoup plus facile à faire avec le formatage.

Comment rédiger une lettre professionnelle

Lettre de motivation; Lettre de démission; Lettre de recommandation; Lettre de recommandation, d'intérêt ou d'intention, etc

Vous connaissez probablement la mise en page formelle standard des lettres, même si vous n'en avez pas rédigé vous-même. La plupart des entreprises et organisations suivent ce format car il est facilement reconnaissable et numérisable. Les modèles de lettres formelles sont largement disponibles et sont inclus dans la plupart des programmes de traitement de texte. Vous pouvez également choisir de créer le vôtre à partir de zéro ou de personnaliser le modèle de lettre pour une utilisation répétée. Voici quelques éléments clés à garder à l'esprit lorsqu'il s'agit d'écrire et de formater une lettre formelle:

1. Utilisez des titres. Si vous envoyez un e-mail interne à un collègue ou à un membre de l'équipe, il est très probable que vous adressiez à eux par leur prénom, mais lorsque vous communiquez avec une entreprise, une organisation ou un contact professionnel en dehors ou à un niveau supérieur dans votre entreprise, vous ne devez jamais les adresser uniquement par leur prénom.

2. Évitez les salutations informelles. Commencez votre lettre par «Cher…» (n'utilisez pas «Bonjour», «Bonjour» ou tout autre message d'accueil similaire) et adressez-vous au destinataire par son titre et soit par son nom complet, soit par son nom de famille (par exemple: «Cher M. John Smith »ou« Cher Dr. Johnson »). Si vous n'avez pas encore de contact au sein de l'organisation à laquelle vous écrivez, consultez le site Web pour voir si vous pouvez trouver le nom et le titre de la personne concernée. Si vous ne trouvez pas le nom d’une personne, adressez-la au service ou au groupe approprié (par exemple, «Cher personnel du manuel» ou «Cher équipe éditoriale»). Si vous ne pouvez absolument pas déterminer la personne ou le service à qui vous adresser, vous pouvez utiliser "À qui cela peut concerner", mais sachez que cela signifie probablement que votre lettre devra être acheminée vers les bonnes personnes une fois qu'elle arrivera, ce qui pourrait entraîner un retard de réponse.

3. Incluez la date. Si votre lettre sera contenue dans le corps d'un e-mail, votre client de messagerie la tamponnera avec la date et l'heure, mais si vous envoyez votre lettre en pièce jointe ou par courrier, l'inclusion de la date en haut vous aidera à la fois. et le destinataire garde une trace du bon moment pour le suivi.

4. Facilitez la communication avec vous. Assurez-vous de fournir votre nom (prénom et nom, y compris votre titre préféré) et vos coordonnées. Si vous envoyez une lettre physique ou une copie numérique d'une lettre formatée, indiquez votre adresse et votre numéro de téléphone en haut de sorte qu'ils soient instantanément accessibles au destinataire. Lorsque vous envoyez des e-mails, vous pouvez penser que votre adresse e-mail dans le champ "De" est suffisante, mais la vérité est que vous ne savez pas comment le destinataire peut préférer vous contacter. Créez une signature de courrier électronique professionnelle comprenant votre numéro de téléphone, votre adresse et tout profil de réseau social pertinent pour lequel vous êtes à l'aise d'être contacté.

5. Utilisez un langage formel. Au-delà de l’omission évidente de jurons ou de langage trop désinvolte, cela signifie également ne pas utiliser de contractions (par exemple, «je ne serai pas à la réunion de ce trimestre» par opposition à «je ne serai pas là»).

6. N'enterrez pas le lede. La communication professionnelle nécessite de l'efficacité, alors assurez-vous d'arriver le plus rapidement possible à l'essentiel de votre lettre. Il vaut mieux que votre lettre soit concise sur une demi-page plutôt que d’essayer de l’étendre en pleine page avec un remplissage.

7. Relisez, puis relisez à nouveau. Des programmes comme Microsoft Word ont des vérificateurs d'orthographe et de grammaire intégrés, et ceux-ci devraient toujours être votre premier passage à la relecture. Souvent, ils offrent même des suggestions pour rendre votre lettre plus concise et directe, ce qui est d'une grande aide lors de la rédaction d'une lettre officielle. Il existe également des outils en ligne comme Grammarly qui peuvent vous aider dans votre première relecture. Ne vous arrêtez pas à un seul passage de la vérification orthographique, cependant; vous devriez également lire votre lettre dans son intégralité par vous-même pour vérifier les erreurs. Conseil de pro: lisez votre lettre à voix haute pour vous-même ou lisez-la à l'envers (du dernier mot au premier) pour vous aider à détecter les fautes de frappe ou les phrases étranges. Si c'est quelque chose d'une importance vitale, observez-le également.

8. Soyez gentil, mais professionnel. Vous ne voulez certainement pas conclure la lettre au client avec un chaleureux "Love ya!" mais cela ne veut pas dire que vous devez être froid et stérile. Concluez votre lettre par des mots plus proches (connus dans les cercles de nerd sous le nom de valediction) comme «amicalement», «merci pour votre temps», «respectueusement le vôtre» ou «meilleurs vœux» pour ajouter de la chaleur à la lettre sans croiser de lignes.

9. Tapez-le. Dans le monde d’aujourd’hui, il n’y a pas moyen de contourner le problème: si vous écrivez à la main une lettre commerciale formelle, vous ne paraîtrez pas professionnel. Il est également agréable d’imprimer votre enveloppe plutôt que de l’adresser à la main.

10. Résistez à l'envie de faire preuve de créativité. N'essayez pas d'égayer votre lettre avec des couleurs farfelues ou des polices fantaisie. Nous sommes ravis que vous vous sentiez artistique, mais la correspondance professionnelle n'est généralement ni le moment ni le lieu. Tenez-vous-en aux normes, comme le Times New Roman et le vieux noir et blanc.

Comment rédiger une lettre personnelle

Lettre d'amour, lettre de remerciement, lettre d'excuses, etc

Les lettres personnelles sont l'endroit où vous pouvez étirer vos ailes un peu et faire couler votre créativité. Bien que les touches spéciales soient susceptibles d'être appréciées dans les lettres personnelles, vous devez tout de même garder à l'esprit certaines lignes directrices.

1. Ne soyez pas trop bref. Vous ne voulez pas vous promener sans fin pendant trois pages avant d’arriver au cœur de votre message, mais il est agréable d’inclure une conversation informelle dans une lettre personnelle pour montrer au destinataire que vous avez pris un peu plus de temps pour communiquer avec lui. Si vous n’avez pas parlé au destinataire depuis longtemps, indiquez-lui votre vie et posez-lui des questions sur la leur. Si vous les remerciez pour quelque chose, prenez quelques extraits pour expliquer ce que cela signifiait pour vous. Selon le contexte, il peut même être agréable d'injecter un peu d'humour dans la lettre.

2. Utilisez une salutation informelle. Tout comme il est étrange de commencer la lettre à votre patron par «Yo Ted», il est tout aussi étrange de commencer la lettre à votre mère par «Chère Mme Carol Jackson». Il est parfaitement approprié de s’adresser au destinataire de la lettre personnelle par son prénom - ou même son surnom si vous êtes particulièrement proche - et de commencer par un message plus informel comme "Salut" à la place du "Cher" que vous devriez utiliser dans la communication professionnelle.

3. Adoptez la créativité sans sacrifier la lisibilité. Ces polices géniales et ces palettes de couleurs bruyantes que vous n’avez pas pu utiliser dans votre dernière lettre commerciale peuvent trouver leur place dans vos lettres personnelles. Bien que vous ne souhaitiez pas aller jusqu'à transformer votre lettre en un fouillis cryptique de script microscopique et de couleurs accrocheuses, il est tout à fait normal de secouer votre professionnel et de vous amuser davantage. Si vous envoyez la lettre visnail mail, l'écrire à l'ancienne est une bonne idée, à condition que votre écriture n'ait pas été taillée en égratignures de poulet mutilées par la prédominance de la technologie.

Au moment où il semble que tout le monde préfère envoyer un texte de trois mots plutôt qu'une communication prolongée, la rédaction d'une lettre peut sembler décourageante, voire intimidante. Mais si vous suivez ces directives, votre lettre sera adaptée à toutes les situations.